Для того, чтобы введённый текст можно было использовать не единожды, применяется сохранение и открытие документов.
Сохранение применяется для неоднократного использования документа. Всегда, когда нужно использовать документ и в дальнейшем (а это самый распространенный случай), документ сохраняется на постоянном носителе, при этом ему присваивается уникальное в пределах того же каталога имя, состоящее из собственно имени и расширения. Расширение назначается в зависимости от типа документа; по нему можно узнать, какой программой открывается файл. Например, файлы с расширением XLS открываются OpenOffice.org Calc, а с расширением SXW или DOC — OpenOffice.org Writer.
Сохранить документ можно при помощи меню Файл (пункт Сохранить), кнопки Сохранить на панели инструментов или горячей клавиши Ctrl-S.
Если документ сохранён и не требует действия, кнопка на панели инструментов будет неактивной.
При первом сохранении документа откроется диалог, где требуется ввести имя файла и, возможно, указать тип документа (если таковой по умолчанию не устраивает).
Будущее или новое название файла вводится в поле Имя файла; его можно вводить с указанием относительного или абсолютного пути — система при этом будет по мере возможности дополнять название возможными вариантами.
Для перехода в какой-нибудь каталог сделайте двойной щелчок по названию каталога в списке. Чтобы было более удобно перемещаться по каталогам, можно сортировать список, щёлкнув по одному из заголовков — например, для сортировки по типу это, очевидно, Тип; повторный щелчок по тому же заголовку означает сортировку в обратном порядке (обозначается стрелочкой).
Кнопка перехода на уровень вверх используется для перехода в родительский каталог; если нажать на неё более одной секунды, появится меню, позволяющее перейти сразу на несколько уровней вверх.
Следующая кнопка используется для создании нового каталога в текущем; требуется ввести имя нового каталога и подтвердить его создание.
Самая правая кнопка используется для перехода в каталог, установленный по умолчанию для документов — настроить его можно в диалоге: Сервис->Параметры...+OpenOffice.org+Пути+Рабочая папка.
Опция Автоматическое расширение имени файла используется для установки расширения соответственно полю Тип файла.
Опция Сохранить с паролем нужна для сохранения файла, открыть который можно только при знании заданного пароля (не менее 5 символов), который и потребуется ввести и подтвердить.
Если в данном каталоге уже есть файл с таким именем — система предупредит об этом.
В зависимости от формата сохраняемого файла, перед собственно сохранением система может запросить дополнительные данные о файле, такие как заголовок, тему, ключевые слова, комментарии и т.д.
Если требуется создать копию файла с другим именем или в другом формате (например, сохранить файл OpenOffice.org Writer в формате MS Word™) — выберите в меню Файл пункт Сохранить как.... В этом случае откроется тот же диалог, что и при первом сохранении файла.
В случае, если OpenOffice.org Writer аварийно завершил работу, при следующем запуске будет предложено попробовать восстановить файлы, которые редактировались.
Для того, чтобы уменьшить вероятность потери редактируемых файлов при сбое, можно использовать опцию автосохранения — она доступна через меню Сервис->Параметры...+Загрузка/Сохранение+Главные.
Зачастую текстовые и графические документы требуется распечатать; для этого в OpenOffice.org предусмотрена специальная команда и утилиты для настройки принтера.
Утилита установки принтера запускается командой spadmin в установочном каталоге OpenOffice.org сама процедура здесь не рассматривается.
Настройка принтеров осуществляется через меню Файл->Параметры печати..., в котором выбирается принтер и устанавливаются его свойства.
Для быстрой печати на принтер используется кнопка с его стилизованным изображением на панели инструментов — cразу после нажатия на неё документ будет выведен на печать.
Иногда требуется распечатать документ не на принтер по умолчанию или с особыми параметрами. Для этого воспользуйтесь пунктом меню Файл->Печать... или сочетанием клавиш Ctrl-P; в открывшемся диалоге выберите принтер, на который будет производиться печать и, нажав на кнопку Свойства, установите его свойства.
Возможно, перед выводом на печать хотелось бы посмотреть на экране, как документ будет выглядеть на бумаге. Для этого можно воспользоваться пунктом меню Файл->Вид страницы в печати. Документ будет нередактируемым и на панели инструментов появятся инструменты для установки свойств просмотра.
Первые четыре инструмента используются для перемещения по просматриваемым страницам: первый и второй листают по одной странице влево или вправо, соответственно; третий и четвёртый инструменты используются для просмотра начала и конца документа.
Далее идут инструменты для установки количества страниц просмотра на одном экране: две/четыре страницы и вызов диалога настройки просмотра, в котором можно указать необходимое количество строк и столбцов, на которое будет поделен экран.
Далее расположены инструменты для просмотра документа во весь экран и печати просмотра. Кнопка для полноэкранного просмотра документа убирает меню, панели инструментов, полосы прокрутки и оставляет только панель просмотра. Следующие две кнопки позволяют выводить на печать документ и задавать параметры просмотра, соответственно.
Последний инструмент на этой панели инструментов служит для возвращения редактора в нормальный режим работы.