Школьная Компьютерра

№ 12 (28 октября 2003 года)

Работа с данными в офисном пакете OpenOffice.org

Анатолий Якушин

Теперь поговорим о том, как OpenOffice.org работает с данными. Действительно, для любого современного офисного пакета работа с данными является насущной необходимостью. Ведь одной из основных задач при использовании компьютеров в повседневной жизни является именно обработка данных.

Базы данных окружают нас повсюду; в них можно хранить любую информацию, систематизировать ее и получать в том виде, который необходим пользователю.

Надеюсь, что читатель имеет некоторое представление о том, как устроены системы управления базами данных (сокращенно — СУБД); иначе невозможно в рамках небольшой статьи изложить этот раздел информатики.

Обычно принято включать в офисный пакет собственно СУБД и средства работы с ней. Однако в этом нет большого смысла. СУБД — система сложная, требующая значительных ресурсов, ухода, систематического архивирования данных и специальных знаний для подобных манипуляций. Создатели OpenOffice.org пошли по другому пути — они включили в свой пакет механизм доступа к данным из любого приложения, будь это Writer или Calc, оставив хранение данных на долю других программ.

Давайте познакомимся с этим механизмом доступа к данным на практике. Запустите Writer и создайте новый документ или откройте уже имеющийся. Нажмите функциональную клавишу F4 или выберите в вертикальной панели инструментов «Источники данных». В верхней части окна откроется панель доступа к данным. Пока в ней присутствует лишь один источник, озаглавленный «Bibliography». Это тестовая база, входящая в комплект поставки OpenOffice.org.

Давайте на практике поработаем с данными, чтобы лучше понять, как реализованы возможности доступа к ним. Создадим небольшую базу для учета книг в школьной библиотеке (в самом деле: на дворе компьютерная эра, а в школьной библиотеке по-прежнему перебирают карточки руками).

На минуту выйдите из OpenOffice.org и создайте на диске директорию, где вы будете хранить данные, — например, в папке «Мои документы». Вернитесь к документу Writer. Щелкните правой кнопкой мыши в поле, где перечислены источники данных, и выберите «Управление источниками данных»; или выберите из меню «Сервис — Источники данных».

Откроется окно «Управление источниками данных». Нажмите кнопку «Новый источник данных». Задайте новому источнику имя — пусть это будет «Библиотека». Теперь посмотрим, с какими базами данных мы сможем работать. Список достаточно внушительный: это и старый добрый Dbase, доступ с помощью драйверов ODBC и JDBC, текстовые файлы, документы электронной таблицы, а также ADO для доступа к базам данных, созданных в MS Access. В настоящее время у нас нет подключенных баз данных с помощью ODBC, поэтому выберем Dbase. Это старый и очень популярный формат; тот, кто давно работает с компьютером, может вспомнить множество программ, которые его используют, и наверняка имеет на своем диске данные в этом формате. Для нашей задачи он прекрасно подходит. Выбираем «Тип базы данных» — Dbase — и указываем путь к каталогу, который мы создали для данных. Откройте закладку «Dbase» и выберите «Кодировку».

Следует сразу сказать, что если вы планируете использовать создаваемые Dbase файлы не только при работе с OpenOffice.org, но и в других программах, то для сохранения совместимости с ними следует выбрать старую кодировку DOS IBMPC (866) и именовать поля только латинскими символами в верхнем регистре не длиннее 8 символов на имя поля. Для нас сейчас это значения не имеет, поэтому для простоты выберем кодировку «Из системы». Всё сохраняем и закрываем «Управление источниками данных».

Откроем наш проект «Библиотека» и выберем «Таблицы»; «Ярлыки» и «Запросы» нам не нужны. Таблиц нет, папка пуста. И правильно: таблицу еще надо создать.

Нажимайте правую кнопку мыши — откроется «Проект таблицы». Нам нужны поля для порядкового номера, автора, названия книги и предмета, к которому эта книга относится. Добавим также поле для отметок о состоянии книги и поле для примечаний, куда библиотекарь будет заносить служебную информацию. Длину полей желательно выбирать по принципу разумной достаточности: для автора с фамилией, именем и отчеством хватит, наверное, 80—90 символов, а для названия, наверное, надо сделать 255 (это максимальное значение для текстового поля). Тип полей зависит от их функции — для номера это DECIMAL, пусть оно будет целое, цифры после запятой нам не нужны, для остальных полей CHAR (символьное), для примечаний VARCHAR (символьное переменной длины). Создайте поля, как это показано на рисунке и сохраните таблицу, например под именем «book». Закрываем «Проект таблицы» и видим ее в нашем источнике данных. Структура таблицы появилась справа, и в нее уже можно вводить данные. Введем несколько книг для тренировки. Для удобства ширину колонок можно отрегулировать так, как мы это делали в Calc. После введения некоторого количества книг можно попробовать поиск и сортировку.

Однако представление наших данных не очень изящное. Для большего удобства работы надо создать форму — экранное представление данных. Откройте «Файл — Автопилот — Формуляр»: начнет свою работу «Автопилот формуляра». Выберите «Источник данных» и таблицу, после чего перенесите все поля из «Имеющихся полей» в «Поля формуляра».

Затем можно поэкспериментировать с оформлением и сохранить готовую форму. Старайтесь выбирать фон, спокойный для глаз, если хотите долго работать со своей базой. После сохранения в низу формы появляется панель управления, из которой можно листать форму, проводить поиск, сортировать, открывать как таблицу.

Наша форма всем хороша, но названия полей представлены так, как они названы в базе. Давайте это исправим. В вертикальной панели меню найдите пункт «Формуляр», нажмите левую кнопку мыши и немного подержите. Откроется окно редактирования формуляра. Потяните это окно за заголовок, и оно отделится от панели меню и превратится в плавающее. Включите режим редактирования, нажав на кнопку с изображением пальца. Теперь выделим поле для редактирования. Нажмите правую кнопку мыши и выберите «Группировать» для разгруппирования поля и текстовой метки. Выделите текстовую метку. Теперь выбираем «Элемент управления»: откроется окно управления. Измените заголовок на русское название. Те из вас, кто работал с Visual Basic for Application пакета MS Office, найдут в этих меню много знакомых значений.

Измените все текстовые метки — и наш формуляр окончательно готов. Изучите все разделы свойств формуляра, попробуйте добавить в него новые элементы. Например, для полей «предмет» и «состояние» можно попробовать заменить простое поле на поле со списком, чтобы каждый раз не вводить одинаковые значения названий предметов и состояния книг.

Таким образом можно создавать множество простых, но полезных приложений для самых разных сторон школьной жизни.

В заключение хотелось бы посоветовать, что делать в том случае, если вам действительно понадобится полноценный сервер баз данных. Среди свободных продуктов достаточное количество мощных СУБД, ни в чем не уступающих своим коммерческим аналогам. Это MySQL, ADABAS, Postgress, FireBird и другие весьма достойные программы. Для начала можно познакомиться с базой данных MySQL, очень популярной в мире Интернет-технологий. Ее можно свободно скачать и установить под MS Windows, Linux и другие операционные системы с сайта www.mysql.org или www. mysql.ru (на последнем имеется и русская документация).