Школьная Компьютерра

№ 12 (28 октября 2003 года)

Электронные таблицы Calc офисного пакета OpenOffice.org

Анатолий Якушин

Продолжаем изучать офисный пакет OpenOffice.org. В прошлый раз речь шла о текстовом процессоре Writer. Сегодня настало время рассказать об электронных таблицах Calc.
Для начала давайте посмотрим, что же представляют из себя электронные таблицы вообще, входящие сегодня в любой офисный пакет. К сожалению, очень многие пользователи не знают, какие возможности таят в себе эти несколько необычные, но необычайно гибкие и мощные программы.

Если текстовый процессор является компьютерным аналогом чистого листа бумаги и авторучки, электронные таблицы (их еще называют табличными процессорами) являются аналогом листа бумаги, разграфленного на вертикальные и горизонтальные клетки, в которые записывают значения. В докомпьютерную эру такие таблицы (в России их называли «пустографки») были обязательным атрибутом бухгалтерий, научных лабораторий, инженерных институтов. И если лист бумаги и ручку мы еще берем иногда в руки, «пустографки» полностью исчезли из обихода. Мало того, именно потребность в электронных таблицах на каждом рабочем месте явилась одной из причин победного шествия по миру компьютера, который мы сегодня называем персональным.

Первые электронные таблицы появились в 1979 году. Студенту Гарвардской школы бизнеса Дэну Бриклину пришла в голову идея создать электронный аналог таблиц, которые они во множестве заполняли во время учебы. Он рассказал об этом своему приятелю Бобу Франкстону, который написал большую часть кода. Таблицы назвали VisiCalc. Первая версия умела рассчитывать таблицы размером всего 5 колонок на 20 строк, но начало было положено.

Наверное, не менее важным было решение молодых программистов не защищать разработанную ими идею патентом, что позволило другим разработчикам создавать подобные программы. Из множества электронных таблиц, разработанных в последующие годы, наиболее удачными оказались Lotus 1-2-3, разработанные Митчем Кэпором, которые стали фактическим стандартом для электронных таблиц. В дальнейшем улучшался интерфейс, появлялись новые возможности, но идеи, заложенные Дэном Бриклином в VisiCalc, используются и сегодня.

Запустите Calc. Вы увидите на экране клетки, пронумерованные по горизонтали буквами латинского алфавита, а по вертикали цифрами. Получается, что каждый столбец, строка и клетка имеют свое собственное обозначение, или адресацию. Например, ячейка с именем С5 расположена на пересечении столбца С и строки 5.

Присмотритесь внимательнее к интерфейсу. Кроме знакомых по Writer пиктограмм и пунктов меню, появилось несколько новых. В левом углу под полем со списком для выбора текущего шрифта появилось такое же поле, но в нем записан адрес ячейки. Пощелкайте курсором по таблице и посмотрите, как меняются адреса. Если нажать левую кнопку и протащить курсор через несколько ячеек, вид поля изменится, в нем окажутся записаны адреса выделенных полей через двоеточие, например, С5: F5. Такой формат записи называется диапазоном адресов. Рядом с полем адресации расположено длинное поле для ввода значений и формул, к нему мы еще вернемся.

В ячейки можно вводить не только числовые значения, но и текст, даты, денежные единицы и формулы.

Давайте попробуем сделать что-нибудь полезное, например, создать страницу журнала успеваемости класса по математике.

Наберите фамилии учеников, даты уроков и оценки так, как показано на рисунке.

Вводя фамилии, обратите внимание, что для редактирования ячейки надо щелкнуть мышью дважды, в противном случае ячейка для редактирования недоступна. Наверное, вы заметили, что для ввода даты достаточно ввести число и месяц через точку, текущий год Calc допишет сам. Форматом даты можно легко управлять, нажав правую кнопку мыши и выбрать Формат ячеек —> Числа —> Дата.

Отрегулируйте ширину столбцов, для этого переместите курсор в строку обозначения колонок и наведите на вертикальную разделительную линию. Вид курсора изменится. Нажав левую кнопку мыши, перемещайте курсов до получения необходимой ширины.

Внизу таблицы можно увидеть закладки, озаглавленные Лист1, Лист2. Нажмите правую кнопку мыши, выберите Переименовать и напишите «Математика». Calc позволит хранить в одном файле множество таблиц, подобным образом легко создать журнал по всем предметам.

Теперь попробуем возможности электронных таблиц, как инструмента. Давайте подсчитаем среднюю оценку каждого ученика. Создадим столбец, озаглавленный «Средняя оценка». Перейдите в ячейку, соответствующую одному из учеников. В поле ввода формул поставте знак =, чтобы Calc понял, что будет введена формула. Введите «Ср», Calc покажет, что он знает функцию с таким именем СРЗНАЧ(), нажмите Enter.

Теперь протяните курсор через ячейки с оценками нужного ученика и в скобках функции появится диапазон адресов. Нажмите галочку Принять и вы увидите среднюю оценку.

Попробуйте поэкспериментировать и исправлять оценки. В реальной жизни делать это не принято, но здесь можно себе позволить. Вы увидите, что средняя оценка будет меняться, стоит только изменить любое значение в диапазоне, входящем в созданную нами формулу.

А если понадобится посчитать среднюю оценку класса? Нет ничего проще, задайте в качестве диапазона адресов все оценки, например B6:F23 и вы получите искомое значение.

Вызовите мастер функций и посмотрите, какое количество вариантов предусмотрели разработчики Calc. Здесь есть функции математические, статистические, логические, текстовые и многие другие. Кроме того, существует возможность создавать собственные функции.

Отразим успеваемость графически. Электронные таблицы позволяют строить графики любой сложности и выразительности. Выделите нужные значения, выберите в меню Вставка —> Диаграмма, будет запущен «Мастер диаграмм», который позволить создать необходимое графическое представление данных.

Удобным является использование функций времени. Оно позволяет создавать практичные расписания, еженедельники, календари. Попробуем познакомиться с этими функциями, создав расписание дополнительных занятий.

Предположим, что для занятий на следующую неделю, расписание которых составляется в пятницу, необходимо знать группу, кабинет, где эти занятия будут проходить, и фамилию преподавателя. Даты можно каждый раз вводить вручную, но мы попробуем проставлять их автоматически.

Откройте в Calc новый файл. Удалите в закладках таблиц Лист3, он нам не понадобится, первый лист назовите «Ввод», а второй «Расписание».

Перейдите в лист «Расписание» и создайте его макет примерно так, как показано на рисунке.
Напишите дни недели, даты вставлять, естественно, не нужно.

Теперь перейдите к листу, который мы назвали «Ввод». Напишите в ячейке B3 «Введите год», а в ячейках B5 и B6 «Введите месяц» и «Введите дату».

Ниже хорошо бы написать комментарии, что это за таблица и для чего предназначена.
Займемся собственно датами. Напишем под заголовком расписания, с какого по какое число оно действует.
В ячейку С3 введите формулу =ГОД(СЕГОДНЯ()), в ячейку С5  =МЕСЯЦ(СЕГОДНЯ()), а в ячейку С6 =ДЕНЬ(СЕГОДНЯ()).

Перейдем в лист «Расписание». В ячейке С2 напишем следующую формулу =ДАТА (ввод. C3; ввод. C5; ввод. C6)+3. Эта формула вычисляет текущую дату в соответствии с теми значениями, что были введены в листе «Ввод» и прибавляет к ним три дня, ведь расписание мы составляем в пятницу. Обратите внимание на то, как записан адрес ячеек — «Имя листа. Адрес ячейки». Таким образом можно адресовать значения с других листов.
Мы написали, с какого числа действует наше расписание. Чтобы ввести значение «По какое число», в ячейку D2 просто запишите =С2+3, а в ячейки под днями недели напишите =С2 для понедельника, С2+1 для вторника и так далее. Наше расписание готово.

Чтобы оно работало правильно в тех случаях, когда составление происходит не в пятницу (например, из-за праздников), вместо формулы в листе «Ввод» надо просто ввести число и месяц.

По своим возможностям и интерфейсу Calc мало отличается от широко известных электронных таблиц Excel, входящих в состав MS Office. Поэтому для дальнейшего знакомства с этим интересным классом программных продуктов можно посоветовать прочесть любую книгу про Excel.