Журнал расходных накладных представляет собой список. Каждый элемент списка (запись журнала) содержит информацию ровно об одной накладной. В журнале по каждой накладной указывается номер, дата, наименование покупателя (ФИО в случае физического лица или ЧП), сумма, на которую были отпущены товары по этой накладной, и сумма наценки.
Обычно (по умолчанию) записи журнала отображаются в порядке возрастания дат накладных. Но этот порядок легко изменить. Например, упорядочив журнал по наименованиям покупателя, легко получить список накладных, по которым отпущен товар конкретному покупателю. Для того, чтобы найти накладную с заранее известным номером, удобно упорядочить накладные по номерам.
Для того, чтобы записи журнала были упорядочены по номерам накладных, достаточно щёлкнуть указателем мыши по заголовку столбца с надписью Номер.
Упорядочение записей журнала по датам накладных выполняется щелчком по заголовку столбца с надписью Дата.
Аналогично для упорядочивания по наименованиям продавцов — заголовок столбца Покупатель.
Работая с журналом расходных накладных, следует нажать клавишу Insert на клавиатуре или щёлкнуть указателем мыши по кнопке Добавить - Ins для того, чтобы перейти к заполнению новой (пустой) расходной накладной.
В новой накладной заполняются две части: шапка и табличная часть. В шапке в отдельном поле с надписью N; указывается номер накладной, в отдельном поле с надписью от — дата накладной и в отдельном поле с надписью Покупатель — наименование покупателя. Для новой накладной поле Дата автоматически заполняется программой значением, соответствующим текущей дате. Если вам необходимо указать иную дату установите курсор в поле Дата, нажимая клавишу Tab на клавиатуре (или при помощи указателя мыши), и задаёте требуемое значение. Допускается ввод даты двумя способами. В обоих случаях цифры, обозначающие день, месяц и год, разделяются только точкой, но в одном случае год указывается только двумя цифрами, а в другом — полностью. Дату нужно заносить так, чтобы между цифрами и точками не было пробелов. Пример: 31.12.2003 (означает 31 декабря 2003 года).
Для занесения наименования покупателя установите курсор в поле Покупатель, нажимая клавишу Tab на клавиатуре, (или при помощи указателя мыши) и нажать клавишу F12 для вызова справочника поставщиков, покупателей. Вызов справочника можно также осуществить щелчком указателя мыши по квадратику с тремя точками, расположенному у правой границы поля Покупатель. Справочник представляет из себя список, партнёров (обобщённое название для поставщиков и покупателей), упорядоченных в алфавитном порядке по наименованиям. Вам необходимо выбрать требуемого покупателя. Это можно сделать при помощи клавиш Стрелка вверх, Стрелка вниз на клавиатуре либо, управляя полосой прокрутки при помощи манипулятора мышь. В том случае, когда в справочнике достаточно много записей и они не умещаются одновременно на экране, удобно пользоваться быстрым переходом к нужному покупателю, набирая первые буквы его наименования на клавиатуре.
Например, если вы нажмёте букву П то указатель переместится на первого партнёра, название которого начинается с этой буквы, а все остальные партнёры, в названии которых — первая буква П будут расположены сразу после выбранного партнёра. Вы можете продолжать набор, вводя вторую, третью и так далее буквы наименования. Каждый раз указатель будет перемещаться так, чтобы набранные вами буква соответствовали первым буквам названия партнёра. Указатель не будет перемещаться только в том случае, если в справочнике нет партнёров с подходящим наименованием.
Важно, чтобы регистр набираемых вами букв совпадал с регистром букв названия. То есть, если наименование в справочнике показано как “Авто-экспресс” то и первая нажатая вами буква должна быть заглавной “А”, а не строчной “а”.
Выбрав таким образом требуемого покупателя, вам следует нажать комбинацию клавиш Ctrl-Ctrl на клавиатуре, для того, чтобы его наименование попало в заполняемую вами расходную накладную. Нажатие клавиш Ctrl-Ctrl можно заменить двойным щелчком указателем мыши по строке, содержащей наименование требуемого партнёра.
В случае, когда справочник не содержит данных о требуемом покупателе, их следует занести в него в этом же диалоге, а затем выбрать только что занесённого покупателя, как было описано выше. Занесение информации о покупателе в справочник продавцов, покупателей описано в полной версии Руководства пользователя программы Ананас.Склад.
После заполнения шапки можно приступать к заполнению табличной части накладной. Хотя ничего не мешает сделать все наоборот.
В табличной части под каждый товар отводится одна строка. Для занесения наименования, количества и отпускной цены товара нажмите клавишу Insert на клавиатуре или щёлкните указателем мыши по кнопке Добавить-Ins. На экране появится диалог Позиция накладной. Все что от вас требуется — это задать наименование, количество и отпускную цену товара. Поля Тип, Закупочная цена, Итого и Сумма наценки программа заполнит самостоятельно.
Заполнение поля Наименование во многом схоже с заполнением поля Покупатель, описанным выше. Наименования товаров берутся из справочника остатков. Для вызова справочника установите курсор в поле Наименование (скорее всего он там уже стоит) и нажмите клавишу F12 на клавиатуре. Альтернативный способ вызова справочника остатков — щёлкнуть указателем мыши по квадратику, расположенному у правой границы поля Наименование.
В справочнике остатков прежде, чем выбрать конкретное наименование, необходимо выбрать группу товаров, к которой относится данный товар. Каждый товар обязательно относится к какой-то группе, а количество и состав групп зависит от пользователя программы. Подробнее о группах товаров см. в полной версии Руководства пользователя программы Ананас.Склад.
Справочник остатков содержит наименования товаров, для которых оформлялся приход хотя бы один раз. Кроме наименований товаров справочник остатков содержит также закупочную цену товара и количество на складе. Учёт товаров осуществляется по закупочным ценам. Если один и тот же товар поступал по разным ценам, то в справочнике остатков он отображается несколько раз с указанием соответствующей закупочной цены. Таким образом, вы имеете возможность выбрать для отпуска товар с учётом закупочной цены. Указанная в справочнике остатков закупочная цена автоматически попадает в поле Закупочная цена диалога Позиция накладной после того, как вы выберите товар из справочника остатков.
Информация в справочнике остатков является достоверной, рассчитанной на основе занесённых к настоящему моменту приходных и расходных накладных. Информация в справочнике остатков автоматически пересчитывается всякий раз как только заносится новая расходная или приходная накладная.
Для того, чтобы вывести на принтер конкретную накладную, необходимо находиться в окне диалога Расходная накладная. Если вы вводите новую накладную, то вы уже находитесь в этом диалоге. Если вы только запустили программу, тогда для получения доступа к этому диалогу нужно выполнить следующие действия. Открыть журнал расхода, выбрав кнопку Расход при помощи клавиш Стрелка вниз, Стрелка вверх, Tab и нажав клавишу Ctrl. В журнале расхода выбрать требуемую накладную при помощи клавиш Стрелка вниз, Стрелка вверх и нажать Ctrl. Если в журнале много накладных, то упростить поиск требуемой накладной поможет переупорядочивание записей журнала по номеру накладной или по наименованию покупателя. Обычно записи упорядочены по датам накладных. О том, как выполнить переупорядочивание, читайте раздел “...”.
В диалоге Расходная накладная выберите кнопку Печать при помощи клавиш Стрелка вниз, Стрелка вверх, Tab. Затем нажмите Ctrl и подождите.
Спустя некоторое время на экране появится окно с изображением печатного макета накладной. В этом окне накладная выглядит именно так, как она будет выглядеть на бумаге после печати. Для посылки просматриваемого вами изображения на принтер следует щёлкнуть по кнопке с надписью Print All или с изображением принтера и подтвердить свои действия щелчком по кнопке Ок или Print.
Работая с журналом расходных накладных, следует выбрать требуемую накладную при помощи клавиш Стрелка вверх, Стрелка вниз или манипулятора мышь и нажать клавишу Del на клавиатуре или щёлкнуть указателем мыши по кнопке Удалить-Del, для того чтобы удалить расходную накладную. Программа потребует подтверждения на удаление в виде небольшого окна с сообщением и двумя кнопками Да и Нет. Перемещение между кнопками осуществляется при помощи стрелок или клавиши Tab на клавиатуре.
Существует возможность вывести на принтер часть журнала расходных накладных с подсчётом общих сумм по этим накладным.
Для распечатки записей журнала расходных накладных за определённый период времени нужно выполнить следующие действия. Работая с журналом (диалог Расходные накладные), следует нажать на клавиатуре клавишу F6. На экране появится окно диалога Печать.
Диалог содержит две группы выбора: Период и Партнёры. Их использование позволяет достаточно гибко выделять группу записей из журнала расхода для вывода их на принтер.
В первой группе выбора диалога необходимо задать дату начала и дату окончания интересующего вас периода времени, во второй строке, начинающейся надписью За период, в полях С и По. Например, “С 25.01.2003 По 25.06.2003” (вводимый текст выделен жирным).
Перемещение между полями осуществляется при помощи клавиши Tab на клавиатуре. Поля С и По доступны для ввода значений только тогда, когда в кружке, находящемся перед надписью За период, находится точка. Для установки точки следует воспользоваться клавишами Tab и Пробел на клавиатуре.
Другой вариант — вы можете выбрать накладные для печати, осуществляя выделение цветом, непосредственно в журнале расходных накладных. С помощью клавиатуры можно выделить группу накладных, расположенных друг за другом (используется комбинация клавиш Shift-Стрелка вниз или Shift-Стрелка вверх). Для того, чтобы выделить накладные, находящиеся в разных частях журнала, придётся воспользоваться и клавиатурой и мышкой. Сначала выделите одну накладную, щёлкнув по ней указателем мыши;. Для выделения остальных накладных следует нажать клавишу Ctrl (удерживать нажатой до завершения процесса выделения) и щёлкнуть указателем мыши по следующей накладной. И так до тех пор, пока не будут выделены все накладные. Если какая-либо накладная была выделена по ошибке, повторный щелчок по ней снимает выделение.
После того, как все требуемые накладные будут выделены цветом, следует нажать клавишу F6 на клавиатуре. Появится окно диалога Печать. В нем следует сделать так, чтобы точкой была отмечена строка с текстом Выбранные. Для этого используйте клавиши Tab и Пробел.
Выделив таким образом группу записей, подлежащих печати, следует обратить внимание на то, чтобы cтрока с надписью Все покупатели была помечена точкой.
Вторая группа выбора Партнёры позволяет выделить из печатаемых по временному интервалу накладных те, которые относятся к конкретному покупателю или покупателям, для которых в справочнике продавцов, покупателей не установлен признак подразделение (подробнее о признаке подразделение см. полную версию Руководства пользователя программы Ананас.Склад). Например, чтобы задать для вывода на принтер все записи журнала за период с 01.01.2003 по 01.04.2003 для покупателя “ООО Титаник”;, следует задать период, как было описано выше, и указать наименование покупателя следующим образом. Выделите точкой строку с надписью Для партнёра;, используя клавиши Tab и Пробел, затем, нажав клавишу Tab, установите курсор в поле, расположенное ниже, и нажмите клавишу Ctrl на клавиатуре. На экране появится справочник продавцов, покупателей. Выберите требуемого продавца клавишами Стрелка вверх, Стрелка вниз и нажмите комбинацию клавиш Ctrl-Ctrl.
После того как требуемое для печати подмножество записей журнала будет определено следует щёлкнуть по кнопке Ok диалога Печать.
На экране появится окно с изображением списка расходных накладных. Изображение в окне точно соответствует тому, что будет выведено на печать. В левой части окна расположен столбец с цифрами. Если список накладных уместился на одной странице, то в этом столбце стоит только одна цифра — 1. Если — на двух страницах, то в столбце будут стоять цифры 1 и 2. Эти цифры означают номера страниц. Щелчок указателем мыши по номеру позволяет просмотреть соответствующую страницу. Возможно, в окне отображается только часть страницы. Для просмотра другой части пользуйтесь манипулятором мышь. Нажав левую клавишу мыши и не отпуская её, подвигайте указатель мыши вверх-вниз, влево вправо. При этом вы увидите движение списка накладных.
Для посылки на печать просматриваемой страницы (страниц) щёлкните указателем мыши кнопке Print All в левой верхней части окна. На экране появится окно диалога Печать. В обычной ситуации все, что от вас требуется — это вставить лист бумаги в принтер и щёлкнуть указателем мыши по кнопке ОК или Print. Принтер напечатает изображение, только что просматриваемое вами на экране монитора.
Однако иногда необходимо напечатать не все страницы, а одну или несколько. В этом случае следует последовательно щёлкнуть указателем мыши (использую правую клавишу мыши) по номерам страниц, отображаемым в столбце слева, пометив их таким образом. А затем щёлкнуть по кнопке Print Market вместо Print All. В этом случае напечатаются только помеченные вами страницы.
Реестр расходных накладных отличается от свода тем, что на печать выводятся расходные накладные вместе с товарными позициями, тогда как в свод товарные позиции не попадают.